1. Arti dan Fungsi Surat
Surat adalah alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan di
atas lembaran kertas yang sangat erat hubungannya dengan kehidupan
manusia. Sejak zaman dahulu hingga di zaman serba modern ini, manusia
tidak dapat melepaskan dirinya dari kepentingan manusia lainnya baik
yang berada di sekitarnya maupun di tempat yang berjauhan.
Zaman dahulu bentuk surat sangat sederhana. Penulisan, bahan atau
cara mengirimkannya pun juga sangat sederhana. Dan kini zaman sudah maju
dengan pesat. Sedikit demi sedikit cara lama mulai ditinggalkan.
Keberadaan surat itu sendiri kini dihubungkan dengan adanya alat canggih
yang bernama komputer.
Akan tetapi, walaupun kemajuan surat menyurat telah banyak
dicapai dewasa ini maka ciri khas surat sebagai alat komunikasi
dibanding dengan alat komunikasi lainnya tetap ada. Yakni, surat tetap
merupakan alat komunikasi yang mempergunakan bahasa tulisan dan kertas
sebagai medianya.
Di era modern ini penulisan surat sebagian besar beralih menggunakan
komputer karena dianggap penggunaannya lebih praktis, lebih cepat, dan
memiliki kelebihan dalam menyimpan arsip secara otomatis. Barangkali
hanya sebagian kecil saja orang yang masih menggunakan mesin ketik biasa
dan tulisan tangan, bergantung dari kebutuhan dan tujuan dari surat itu
sendiri.
Tidak sedikit orang yang belum mengerti tentang apa sebenarnya fungsi
surat itu. Ada beberapa fungsi surat yang diantaranya adalah sebagai
berikut :
a. Sebagai alat komunikasi
b. Sebagai wakil atau duta
c. Sebagai bahan bukti
d. Sebagai pedoman untuk mengambil keputusan lebih lanjut
e. bebagai alat untuk memperpendek jarak, menghemat tenaga dan waktu
f. Sebagai alat ingat (pengingat)
g. Sebagai bukti sejarah dan kegiatan
a. Fungsi Surat Sebagai Alat Komunikasi
Dengan surat orang dapat saling berbicara, saling tukar informasi dan
saling menyampaikan pesan. Dengan surat orang dapat saling memberi
kabar, meskipun jaraknya berjauhan. Dengan surat orang dapat berbicara
secara panjang lebar dengan menggunakan tulisan sehingga dapat
menyampaikan pesan lebih banyak dengan biaya yang lebih murah.
b. Fungsi Surat Surat sebagai Wakil atau Duta
Surat dapat mewakili diri sendiri atau orang lain sebagai tenaga suruhan
untuk mendatangi seseorang yang berada di tempat yang jauh dengan
pembicaraan panjang lebar hingga tuntas. Dengan demikian Anda dapat
menyelesaikan suatu masalah tanpa harus datang sendiri. Dengan surat
Anda dapat menekan biaya daripada berkomunikasi melalui telepon jarak
jauh atau interlokal apalagi harus datang sendiri.
c. Fungsi Surat Surat sebagai Bahan Bukti
Surat dalam arti yang luas mencakup dunia bisnis. Sebagai bahan bukti,
surat dapat berbentuk, tanda terima, kwitansi, surat jalan pengiriman
barang` resi atau bukti pengiriman uang, faktur, surat perjanjian dan
berbagai surait bisnis lainnya banyak yang berfungsi sebagai bukti.
Semua itu adalah sebagai bukti hitam di atas putih.
d. Fungsi Surat Sebagai Pedoman Pengambil Keputusan
Betapa pentingnya arsip surat untuk disimpan walaupun dalam
waktu relatif singkat, sehingga apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat
dibaca kembali sebagai pedoman untuk mengambil suatu keputusan lebih
lanjut.
e. Fungsi Surat Sebagai AIat Memperpendek jarak, Penghemat Tenaga dan Waktu
Bila suatu kunjungan tidak begitu penting, atau sesuatu yang dibicarakan
tidak harus bertatap muka, maka cukup diwakili oleh surat. Dengan
demikian Anda akan menghemat waktu, tenaga dan biaya.
f. Fungsi Surat Sebagai Alat Ingat (Pengingat)
Surat-surat yang dianggap penting sangat perlu untuk disimpan.
Sebab bukan tidak mungkin suatu saat akan diperlukan lagi untuk
dibaca Anda Sudah lupa mengingat-ingat isi atau bunyi surat tersebut.
g. Fungsi Surat Sebagai Bukti Sejarah dan Kegiatan
Surat dapat berfungsi sebagai bukti sejarah perjalanan dan
perjuangan suatu bangsa. Sebagai bukti kegiatan, bagi suatu organisasr
perusahaan atau badan usaha.
2. Syarat – Syarat Surat yang Baik
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang dibuat secara resmi
oleh seseorang, perusahaan, atau lembaga untuk kepentingan dinas. Tiga
hal penting yang perlu diperhatikan agar surat tersebut menjadi surat
yang baik adalah sebagai berikut :
1. Surat harus disusun dengan teknis penyusunan surat yang benar, yaitu :
- penyusunan letak bagian-bagian surat,
- pengetikan yang benar, jelas, bersih, dan rapi,
- pemakaian kertas yang sesuai ukuran : kuarto 21 x 29 cm, jenis : HVS
untuk lembar asli (sebaiknya kertas onion) dan kertas, tembus,
(doorslag) untuk tembusan, warna: putih HVS untuk lembar asli, kuning
untuk kertas tembus perbal, biru muda untuk kertas tembus untuk tembusan
intern, dan merah muda HVS untuk surat rahasia.
2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit.
Dengan cara ini penerima surat akan memahami isi surat dengan tepat dan
tidak ragu-ragu, dan pengirim surat mendapatkan jawaban secara tepat,
seperti yang dikehendaki.
3. Bahasa yang digunakan hendaklah bahasa yang benar dan baku sesuai
dengan kaidah bahasa Indonesia. Bahasa surat resmi haruslah logis,
wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik. Selain ketiga hal di atas,
syarat lain yang harus dipenuhi dalam menyusun surat yang baik ialah :
- memahami kedudukan masalah yang dikemukakan;
- memahami peraturan-peraturan yang terkait dengan masalah itu;
- mengetahui posisi dan bidang tugasnya;
- hal-hal yang terkait dengan ketatausahaan.
3. Bagian – Bagian Surat
Bagian-bagian surat adalah kelompok-kelompok pada sebuah surat,
sehingga susunan surat menjadi jelas, baik, menarik dan sesuai dengan
peraturan surat menyurat yang resmi. Penempatan atau letak bagian-bagian
surat tergantung pada masing-masing bentuk surat yang dipakai.
Masing-masing bagian surat mempunyai kegunaan-kegunaan tertentu
diantaranya:
- a) Untuk mengetahui dari perusahaan atau instansi mana surat tersebut dikirimkan.
- b) Untuk mengetahui kota, tanggal dan tahun surat dikeluarkan.
- c) Untuk mengetahui tentang atau perihal apa surat itu dikirimkan.
- d) Untuk mengetahui maksud dan tujuan serta keinginan dan pengirim.
- e) Untuk mengetahui siapa nama dan jabatan penanggung jawab surat
- f) Untuk mengetahui, mungkin ada dokumen-dokumen yang dilampirkan yang terkait dengan isi surat.
Sebuah surat terdiri dari bagian-bagian surat yang disusun menurut
bentuk atau format tertentu yang telah disepakati. Apabila disebut
secara utuh atau menyeluruh, bagian-bagian surat itu terdiri dari:
- a) Kepala surat
- b) Tanggal surat
- c) Nomor surat
- d) Lampiran surat
- e) Hal atau perihal surat
- f) Alamat dalam
- g) Salam pembuka
- h) Isi surat
- i) Salam penutup
- j) Nama jabatan
- k) Nama terang dan NIP
- l) Tembusan
- m) Inisial
Dalam bab ini akan dibahas satu persatu mengenai beberapa cara
penulisan bagian-bagian surat tersebut menurut kaidah korespondensi,
atau berdasarkan bentuk dan kelaziman yang diterapkan pada lembaga yang
bersangkutan.
1) Kepala Surat.
Setiap surat resmi baik niaga maupun pemerintah pasti mempunyai
kepala surat atau kop surat. Kepala surat berfungsi sebagai identitas
dari mana surat itu dibuat, siapa yang mengirim surat, dan bisa juga
digunakan sebagai alat promosi khususnya untuk surat niaga.
Penulisan kepala surat memang bebas menurut selera dari masing-masing
lembaga, akan tetapi untuk surat resmi pemerintah ada aturan baku yang
telah digariskan oleh lembaga yang bersangkutan. Aturan baku tersebut
antara lain:
- a) Dalam kepala surat harus tercantum: nama lembaga, alamat lembaga, nama kota dimana lembaga itu berada.
- b) Dapat dicantumkan juga logo atau lambang lembaga, nomor telepon, faxcimile, dsb.
- c) Tidak boleh dibuat terlalu besar agar tidak mengganggu keindahan surat.
- d) Penulisan organisasi induk tidak boleh lebih besar dari nama organisasi yang membuat surat.
2) Tanggal Surat
Ada dua cara penulisan tanggal surat, yaitu:
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas surat yang sudah berkop maka tidak usah menuliskan nama kota.
O Jika penulisan tanggal surat menggunakan kertas tanpa kop surat, maka nama kota dapat dituliskan.
3) Nomor Surat
Penulisan nomor surat ditulis lengkap tidak boleh disingkat No.
Sebutan kata yang digunakan Nomor bukan Nomer. Nomor ini ditulis sejak
nomor satu sampai surat yang dikeluarkan pada hari ini. Hal tersebut
akan mempermudah pencarian surat.
4) Lampiran
Penulisan kata lampiran ditulis utuh tidak disingkat dengan kata
Lamp. Lampiran adalah berkas yang disertakan bersama surat yang
dikirimkan. Jika menerima surat disebutkan lampiran beserta jumlahnya,
maka harus dicek kebenarannya.
5) Hal atau Perihal
Hal atau perihal adalah bagian yang menunjukkan pokok isi surat. Isi
dari hal ini singkat saja, jika agak panjang bisa dijadikan dua atau
tiga baris agar tidak mengganggu format.
6) Alamat Dalam
Penulisan alamat dalam dapat ditulis sbb:
- a) Penulisan kata Yth. mengikuti orang yang dikirimi surat.
- b) Yang diberikan kata Yth. adalah orangnya bukan lembaganya.
7) Salam Pembuka
Salam pembuka ditunjukkan untuk menunjukkan sikap hormat kepada penerima surat. Contoh salam pembuka:
- Dengan hormat,
- Assalamu’alaikum wr. wb,
8) Isi Surat
Jika kita menulis surat, maka jangan langsung berbicara mengenai
pokok suratnya akan tetapi didahului dengan pembukaan yang penemptannya
pada alinea pembuka. Contoh alinea pembuka antara lain:
- Dengan ini kami beritahukan bahwa ………….
- Kami beritahukan bahwa ………………………….
- Berkenaan dengan surat Saudara tanggal …… Nomor …….
Isi surat merupakan inti dari surat. Isi surat harus ditulis secara singkat, jelas, dan sopan.
Alenia penutup digunakan untuk menyampaikan rasa terima kasih kepada penerima surat.
Contoh:
- Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.
- Atas bantuan Bapak, kami ucapkan terima kasih.
9) Salam Penutup
Salam penutup tidak begitu penting. Tetapi dalam surat niaga atau surat pribadi sering digunakan seperti:
- Hormat kami,
- Wa’alaikum salam.
10) Nama Jabatan
Nama jabatan perlu dicantumkan untuk mengetahui siapa pejabat yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.
Contoh:
- a) Direktur,
- b) Kepala
11) Nama Terang dan NIP
Nama terang penanda tangan surat penting untuk dicantumkan untuk
mengetahui siapa yang bertanggung jawab terhadap isi surat tersebut dan
dengan siapa kelak berhubungan jika dikemudian hari membutuhkan tindak
lanjut. Jika pejabat tersebut PNS maka perlu juga mencantumkan NIP.
12) Tembusan
Tembusan adalah surat yang dibuat dengan tindasan kabon ditujukan
kepada pihak-pihak yang ada hubungannya dengan isi surat terutama yang
menyangkut urusan pembiayaan sebagai akibat dikeluarkannya surat
tersebut.
13) Inisial
Inisial lazim dcantumkan pada surat niaga sedangkan pada surat dinas
pemerintah biasanya hanya dicantumkan paraf dari orang yang mengonsep
atau membuat surat saja. Apabila pembuat surat tidak mengetik sendiri
suratnya, maka perlu mencantumkan singkatan pengetiknya. Contoh: FMI/PP
atau fmi/pp.
4. Contoh Surat
Surat Rekomendasi
KOP SURAT
=======================================================
SURAT REKOMENDASI KERJA
No: ________________
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : ________________
No. Induk Karyawan : ________________
Jabatan : ________________
Dalam hal ini bertindak dan atas nama PT. DWI BHAKTI KUSUMA,Memberikan Rekomendasi kepada mantan karyawan kami:
Nama : ________________
Alamat : ________________
Kepada perusahaan manapun tempat yang bersangkutan akan bekerja.
Surat Rekomendasi Kerja ini dikeluarkan berdasarkan kinerja, kualitas
kerja, kedisiplinan, serta loyalitas Sdr. ________________
selama 5 tahun bekerja di PT. DWI BHAKTI KUSUMA dengan jabatan terakhir sebagai Koordinator Administrasi.
Dalam hal ini kami atas nama seluruh jajaran staff perusahaan sangat yakin bahwa Sdr_______________
akan mampu memberikan sumbangsih yang sama kepada perusahaan manapun tempat Sdr. ________________ bekerja.
Demikian Surat Rekomendasi Kerja ini dibuat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
___,________,_____
Hormat kami,
________________
Demikianlah informasi seputar
Contoh Surat Rekomendasi yang
bisa kami berikan kepada anda semua, kami berharap semoga informasi ini
bisa bermanfaat dan berguna bagi anda semua yang sedang membutuhkannya.
Terima kasih atas perhatiannya sampai berjumpa dikesempatan yang akan
datang.
5. Jenis – Jenis Surat
A. Berdasarkan Wujud Surat
- Kartu Pos
Kartu pos adalah surat terbuka yang terbuat dari kertas berukuran 10 x
15 cm. Lembaran kertas surat ini biasanya tebal, sehingga berbentuk
kartu. Kegunaan surat ini untuk menyampaikan berita yang singkat. Akan
tetapi, pesan yang tertulis dapat diketahui oleh orang lain yang bukan
haknya sebab berada pada halaman terbuka. Jenis surat ini biasanya
dijual di kantor pos.
- Warkat Pos
Warkat pos adalah surat tertutup yang terbuat dari sehelai kertas.
Surat seperti ini dapat dilipat menjadi amplop. Jadi, lembaran surat ini
dapat dipakai sekaligus sebagai amplop. Kegunaan surat jenis ini adalah
untuk menyampaikan berita yang agak panjang dalam sehelai kertas.
Lembaran surat jenis ini biasanya dijual di kantor pos.
- Telegram
Telegram adalah jenis surat yang berisikan pesan yang relatif singkat
yang mana dikirim dengan bantuan pesawat telegram. Surat ini akan
sampai ke tujuan dalam waktu yang singkat.
- Surat Bersampul
Surat bersampul adalah surat yang dikirimkan kepada seseorang dengan
menggunakan sampul surat. Surat jenis ini lah yang banyak kita gunakan
dalam berkomunikasi. Kelebihan surat ini dibanding dengan jenis surat
yang lain adalah lebih terjamin kerahasiaan isinya; lebih leluasa dalam
menulis isi surat; lebih santun dalam surat menyurat.
B. Berdasarkan Pembuatan Surat
- Surat Pribadi
Jenis surat ini ditulis atas nama pribadi seseorang serta berisi
masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada teman, keluarga
maupun instansi tertentu. Contoh surat ini adalah surat untuk keluarga,
surat lamaran kerja, dan surat permohonan izin bangunan.
- Surat Resmi
Surat resmi dibuat suatu instansi, organisasi atau lembaga perusahaan
tertentu yang ditujukan kepada seseorang atau lembaga tertentu lainnya.
Keberadaan instansi, lembaga, organisasi dan perusahaan tersebut
disahkan secara hukum. Contoh surat resmi adalah surat dinas, surat
niaga, dan surat sosial.
C. Berdasarkan Pesan Surat
- Surat Keluarga
Surat keluarga adalah surat yang berisi masalah-masalah keluarga atau
kekeluargaan. Contoh surat keluarga adalah surat untuk orang tua,
saudara, dan teman.
- Surat Setengah Resmi
Surat setengah resmi adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang
kepada instansi atau lembaga organisasi tertentu. Jenis surat ini
misalnya surat lamaran kerja, permohonan IMB dan surat permohonan cuti.
- Surat Sosial
Surat sosial adalah surat yang dibuat oleh lembaga sosial kepada
seseorang, organisasi, atau instansi tertentu yang biasanya berisi
berbagai masalah sosial. Misalnya, surat permintaan sumbangan dan edaran
untuk kerja bakti.
- Surat Niaga
Surat niaga adalah surat yang ditulis oleh suatu perusahaan
perniagaan dengan pesan berniaga. Contoh jenis surat ini adalah surat
penawaran harga, penagihan utang, lelang barang, atau pesanan barang.
- Surat Dinas
Surat ini berisikan masalah kepemerintahan atau kedinasan dari suatu
lembaga atau keorganisasian. Surat ini dapat ditujukan kepada instansi
lain, perorangan dan organisasi tertentu. Misalnya, surat keputusan,
surat perintah, dan surat tugas.
- Surat Pengantar
Surat ini ditujukan kepada perorangan atau lembaga sebagai pengatur
atau referensi seseorang untuk berhubungan dengan pihak penerima surat.
D. Berdasarkan Keamanan Pesan Surat
- Surat Sangat Rahasia
Surat ini berisi pesan dokumen penting yang berkaitan dengan rahasia
atau keamanan suatu negara. Jenis surat ini dikirim dengan menggunakan
tiga buah sampul. Pada sampul pertama dituliskan kode SR yang merupakan
singkatan dari “Sangat Rahasia”. Pada sampul kedua dituliskan kode SRS,
yaitu singkatan dari “Sangat Rahasia Sekali” serta dibubuhi segel atau
lak untuk membuktikan keutuhan pesan surat. Pada sampul terakhir (luar)
dibuat biasa agar tidak mengundang kecurigaan orang lain. Surat jenis
ini, misalnya surat dari kementerian luar negeri, surat untuk
negara-negara tetangga, dan surat dokumen kemiliteran.
- Surat Rahasia
Jenis surat ini berisi dokumen ringan yang pesannya hanya pantas
diketahui oleh satu atau beberapa pejabat tertentu atau yang berwenang
pada sebuah instansi. Pengiriman surat ini menggunakan dua buah sampul.
Sampul pertama dituliskan kode R atau RS yaitu singkatan dari “Rahasia”
atau “Rahasia Sekali” serta disegel, sedangkan sampul kedua tidak diberi
kode apa pun. Surat jenis ini misalnya surat tentang konduet pejabat
dan surat dokumen suatu instansi.
- Surat Konfidensial
Surat yang isinya haya layak diketahui oleh beberapa pejabat tertentu
sebab pesannya memerlukan tindakan kebijaksanaan dari para pejabat
tersebut. Misalnya surat hasil rapat pimpinan dan usulan kenaikan
pangkat seseorang.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang pesannya dapat diketahui oleh orang
lain tanpa mengakibatkan kerugian bagi pihak mana pun. Misalnya, surat
edaran dan surat undangan.
E. Berdasarkan Ruang Lingkup Surat
- Memorandum/ Memo
Memorandum adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau
kepada pejabat yang setingkat dengan pejabat pembuat memo. Memorandum
ini hanya berisikan catatan singkat tentang pokok-pokok permasalahan
sebagai pesan yang ingin dikomunikasikan.
- Nota
Nota adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya di dalam satu kantor untuk meminta data atau informasi.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang dikirimkan kepada orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar instansi yang bersangkutan.
F. Berdasarkan Jumlah Pembaca Surat
- Pengumuman
Pengumuman adalah surat yang ditujukan kepada beberapa orang,
instansi, atau pihak lain yang namanya terlalu banyak untuk disebutkan
satu per satu. Pengumuman ini dapat digunakan dalam raung lingkup yang
terbatas maupun dalam ruang lingkup yang lebih luas. Misalnya,
pengumuman penerimaan pegawai dan kelulusan tes.
- Surat Edaran
Surat edaran adalah surat yang dikirimkan kepada beberapa orang, baik
di dalam maupun di luar kantor yang bersangkutan. Kadang-kadang, surat
ini hanya berisi sesuatu yang hanya diketahui oleh para pejabat
tertentu. Ada pula surat edaran yang dapat disebarkan ke raung lingkup
yang lebih luas.
- Surat Biasa
Surat biasa adalah surat yang khusus dikirimkan kepada seseorang yang
namanya tertera pada alamat surat dan hanya untuk diketahui oleh orang
yang dituju.
G. Berdasarkan Penyelesaian Surat
- Surat Kilat
Surat kilat adalah surat yang pesannya harus dapat disampaikan kepada
penerima surat secepat mungkin. Tanggapan yang diharapkan dari surat
tersebut pun perlu dilakukan dengan cepat.
- Surat Segera
Pesan dalam jenis surat ini perlu segera disampaikan kepada penerima
surat, tetapi tidak harus dikerjakan atau ditanggapi dengan cepat
seperti pada surat kilat.
- Surat Biasa
Jenis surat ini baik cara pembuatan atau pengirimannya tidak harus diprioritaskan seperti kedua jenis surat di atas.
H. Berdasarkan Pengertian Umum
- Surat Terbuka
Surat terbuka adalah surat yang ditujukan kepada pihak lain, biak
perorangan maupun kelompok yang biasanya dimuat di media massa atau
diedarkan secara terbuka.
- Surat Tertutup
Surat tertutup adalah surat yang cara pengirimannya diberi sampul karena isinya tidak layak diketahui oleh pihak lain.
- Surat Kaleng
Surat kaleng adalah surat yang pengirimannya tidak mencantumkan nama
dan alamat pengirim secara jelas. Pengirim surat ini tidak bertanggung
jawab terhadap isi surat. Akan tetapi untuk beberapa hal perlu juga
diperhatikan oleh penerima surat pesan dalam surat itu.
SUMBER :
